Procedura ochrony sygnalistów i zgłaszania naruszeń prawa

§1 Cel Procedury
1. Określenie bezpiecznych, wewnętrznych kanałów informacyjnych służących składaniu zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji wewnętrznych obowiązujących w GOLDEN ROSE Sp. z o.o.
2. Określenie katalogu naruszeń podlegających zgłoszeniom.
3. Określenie sposobu ochrony sygnalistów.
4. Niniejsza Procedura nie ma zastosowania do Zgłoszeń przesyłanych anonimowo.
5. Zasady postępowania ze zgłoszeniami oraz zasady regulujące pracę Pełnomocników określa odrębna procedura funkcjonowania Komisji ds. ochrony sygnalistów.

§2 Definicje
1. Sygnalista – pracownik, w tym były pracownik, kandydat, były kandydat, jak również stażysta, wykonawca, podwykonawca, kontrahent, pracownik lub były pracownik tymczasowy, osoba ujawniająca naruszenia prawa za pośrednictwem dostępnych kanałów zgłaszania nieprawidłowości występujących w GOLDEN ROSE Sp. z o.o.
2. Kanały informacyjne – wewnętrzne rozwiązania organizacyjne oraz techniczne służące do zgłaszania nieprawidłowości w GOLDEN ROSE Sp. z o.o.
3. Komisja ds. zgłoszeń naruszeń prawa – Komisja powołana przez Prezesa Zarządu GOLDEN ROSE Sp. z o.o., do której zadań należy w szczególności przeprowadzanie działań następczych oraz postępowań wyjaśniających dotyczących Zgłoszenia, zwana dalej Komisją.
4. Pełnomocnik Obsługujący Sygnalistów – osoba wyznaczona przez Prezesa Zarządu GOLDEN ROSE Sp. z o.o., której zadania określa niniejsza procedura, zwana dalej Pełnomocnikiem.
5. Działania następcze – działania polegające na weryfikacji Zgłoszenia oraz dalszej komunikacji z Sygnalistą, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego, występowanie o dodatkowe informacje dotyczące Zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej Zgłoszenia.
6. Postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym Zgłoszeniem.
7. Działania odwetowe – działania lub zaniechania, które prowadzą do pogorszenia sytuacji Sygnalisty i zostały podjęte w związku z ujawnieniem przez tę osobę nieprawidłowości.
8. Informacja zwrotna – przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań.
9. Zgłoszenie – informacja o zidentyfikowanym przez Sygnalistę działaniu lub zaniechaniu będącym naruszeniem prawa, procedur i standardów etycznych obowiązujących w GOLDEN ROSE Sp. z o.o., zgłoszona przez dostępny kanał informacyjny.

§ 3 Katalog naruszeń podlegających zgłoszeniom
1. Zgodnie z Ustawą, w zakresie obejmującym działalność firmy, naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) zdrowia publicznego;
i) ochrony konsumentów;
j) ochrony prywatności i danych osobowych;
k) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
l) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
m) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
n) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w powyżej.

§ 4 Ochrona sygnalisty
1. Procedura ma na celu ochronę Sygnalisty przed ewentualnymi działaniami odwetowymi, w szczególności o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, mogącymi być następstwem takiego Zgłoszenia.
Ochronie podlega Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia w dobrej wierze. Zgłoszenie nie może skutkować działaniami odwetowymi lub innymi niepożądanymi działaniami wobec Sygnalisty polegającymi w szczególności na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14) mobbingu;
15) dyskryminacji;
16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
UWAGA 1: Sygnalista podlega ochronie określonej w Ustawie i Procedurze, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu do wiadomości ogólnej, chyba że za jego dobrowolną, wyraźną, pisemną zgodą.
3. Wykorzystany kanał informacyjny wniesienia Zgłoszenia powinien być zastrzeżony jedynie do wiadomości Pełnomocnika.
4. Sygnalista, w przypadku wystąpienia działań odwetowych, niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie Pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń prawa.
5. Sygnaliści dokonujący Zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący Zgłoszenia niepoważnego lub Zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie, nie podlegają ochronie przewidzianej w niniejszej Procedurze.
UWAGA 2: Zgodnie z Ustawą „Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”.

§ 5 Dokonywanie Zgłoszeń Wewnętrznych
1. Wzór formularza Zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
2. Zgłoszenia naruszeń Sygnalista dokonuje poprzez dedykowane kanały informacyjne obowiązujące w GOLDEN ROSE Sp. z o.o.
3. Domyślnym kanałem do zgłoszeń jest adres mailowy obsługiwany przez pracowników ds. kadrowych będących Pełnomocnikami ds. Ochrony Sygnalistów. Zgłoszenia należy dokonać poprzez:
a) wysyłkę na adres mailowy: sygnalista@goldenrose.pl formularza Zgłoszenia, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy kwestii kadrowych – mając na uwadze katalog spraw podlegających zgłoszeniu opisanych w §3, możliwe jest wykorzystanie zapasowego kanału zgłoszeń, obsługiwanego przez Kierownika Biura Zarządu będącego również Pełnomocnikiem ds. Ochrony Sygnalistów. Zgłoszenia zapasowego należy dokonać poprzez:
a) przekazanie osobiste Pełnomocnikowi;
b) wysyłkę w formie listownej z dopiskiem „do rąk własnych Kierownika Biura Zarządu”.
W obu przypadkach zgłoszenie powinno być udokumentowane na formularzu Zgłoszenia stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
UWAGA 3: Kanał mailowy jest dedykowany i domyślny dla zgłoszeń. Kanał osobisty jest dostępny jedynie zastępczo. GOLDEN ROSE Sp. z o.o. nie przewiduje innych możliwości zgłoszeń, w tym np. telefonicznych, ze względu na utrudnione możliwości zapewnienia poufności oraz rzetelności składanych informacji.
5. Zgłoszenie może mieć charakter:
a) Poufny – w przypadku, gdy Zgłoszenie zawiera dane Sygnalisty. Dane te są chronione przed dostępem osób nieupoważnionych.
b) Jawny – podczas, gdy Sygnalista z własnej inicjatywy wyraża wolę ujawnienia swojej tożsamości. W tym przypadku podstawą do ujawnienia danych jest wyraźna, pisemna zgoda Sygnalisty.
6. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
a) dane kontaktowe tj. imię i nazwisko – GOLDEN ROSE Sp. z o.o. nie przewiduje możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych, a w przypadku ich złożenia, nie będą one rozpatrywane.
b) charakter współpracy z firmą (osoby obecnie lub w przeszłości będące pracownikiem, współpracownikiem na podstawie umów cywilno-prawnych, pracujące na podstawie pośrednictwa pracy, stażystą, praktykantem, kandydatem do pracy, kontrahentem lub w inny sposób będące związane finansowo z Firmą);
c) informację czy zgłoszenie zostało przekazane do podmiotu zewnętrznego;
d) szczegółowy opis naruszeń wraz z okolicznościami ich zajścia, datami oraz świadkami, jeżeli tacy występują;
e) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
7. Zgłoszenie wewnętrzne dodatkowo może zostać uzupełnione zebranymi dowodami oraz wykazem świadków.
8. W przypadku odebrania Zgłoszenia przez osobę nieuprawnioną, osoba ta zobowiązana jest niezwłocznie przekazać Zgłoszenie do Pełnomocnika oraz złożyć oświadczenie o poufności.
9. Zgłoszenia rozpatrywane są przez Komisję, powoływaną przez Prezesa Zarządu.
10. Potwierdzenie wpływu Zgłoszenia następuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia.
11. Zgłoszenie uznane za niekompletne, po analizie Komisji może być skierowane do Sygnalisty w celu uzupełnienia. Nieuzupełnienie Zgłoszenia w terminie 7 dni od otrzymania wezwania skutkuje rozpatrzeniem Zgłoszenia na podstawie posiadanej dokumentacji.
12. Celem przekazania informacji, z punktu 6 e), jest umożliwienie kontaktu z Sygnalistą w celu uzupełnienia dokumentacji.

§ 6 Zgłoszenia zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne
1. Sygnalista może w każdym przypadku zgłosić naruszenie prawa do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich z pominięciem trybów przewidzianych w niniejszej procedurze, w szczególności, gdy:
1) nie zostanie przekazana zgłaszającemu w obowiązującym terminie informacja zwrotna bądź gdy nie zostaną w tym terminie podjęte działania następcze;
2) zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
3) dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe.
2. Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego poprzez podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszenia.
3. Formę zgłoszenia zewnętrznego należy zweryfikować na stronie Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych.

§ 7 Tryb obiegu Zgłoszenia
1. Zgłoszenie rozpatrywane jest zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Procedurze.
2. Zgłoszenie podlega oddaleniu w przypadku:
1) ponownego Zgłoszenia tego samego naruszenia prawa, tzn. dokładnie tej samej sytuacji, która zastała już wcześniej rozpatrzona;
2) ogólnikowości Zgłoszenia, po uprzednim skierowaniu formularza zgłoszeniowego do uzupełnienia;
3) braku dowodów naruszenia prawa.
3. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik zobowiązany jest poinformować Sygnalistę o wynikach postępowania. Czas na przekazanie informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od momentu potwierdzenia zgłoszenia, jeśli podano adres kontaktowy.

§ 8 Informacja dotycząca przetwarzania danych
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, niniejszym informujemy, że:
1) Administratorem Danych Osobowych jest Golden Rose Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi 93-232 przy ul. Lodowej 126A.
2) Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: odo@goldenrose.pl
3) Podane dane osobowe będą przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia na podstawie przepisów prawa, które określa Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO).
4) Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat licząc od końca roku, w którym dokonano zgłoszenia.
5) Dane mogą być przetwarzane przez podmioty świadczące usługi poczty elektronicznej lub doradztwo prawne.
6) Administrator nie zamierza przekazywać Pana/i danych do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.
7) Posiada Pan/i prawo żądania od Administratora dostępu do danych, które Pana/i dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Posiada Pan/i prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i prawo do przenoszenia danych. Posiada Pan/i prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8) Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zrealizowania celu. W ramach realizowanego przetwarzania nie występuje profilowanie.

§ 9 Postanowienia końcowe
1. Kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani zapoznać wszystkich podległych pracowników z postanowieniami niniejszej Procedury.
2. Przy zatrudnieniu, każdemu pracownikowi są przekazywane informacje dotyczące niniejszej Procedury.
3. Dla osób spoza grona pracowników, procedura zostaje udostępniona na stronie internetowej GOLDEN ROSE Sp. z o.o.

§ 10 Wykaz załączników
Załącznik nr 1 – karta zgłoszenia
Załącznik nr 2 – rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Załącznik nr 3 – oświadczenie
Załącznik nr 4 – pełnomocnictwo
Załącznik nr 5 – klauzula dla osób trzecich

Pobierz kartę zgłoszenia